Os dados para qualificação básica das partes são coletados para a prestação de serviços, conforme previsão do art. 2º do Provimento nº 61/2017 do Conselho Nacional de Justiça.
As “outras partes interessadas no ato” acima mencionadas são aquelas que, mesmo não sendo diretamente envolvidas no ato, possuem cadastro na base de dados da serventia, tais como confrontantes de imóveis e testemunhas em geral.

Para serviços não gratuitos – isto é, que demandam o pagamento de emolumentos – a serventia poderá tratar dados bancários, tais como banco, número da agência bancária, número da conta corrente ou poupança e chave PIX.

1 Conforme e art. 2º do Provimento nº 61 de 17/10/2017 do CNJ.

Tratamento de dados para combate à lavagem de dinheiro

Para cumprimento do dever de devida diligência contemplado no Provimento nº 88/2019 do CNJ, podem ser solicitadas mais informações do usuário dos serviços que as fornecidas para a realização dos atos, tais como:
● Número do documento de identificação e nome do órgão expedidor ou, se estrangeiro, dados do passaporte ou carteira civil;
● Data de nascimento;
● Telefones, inclusive celular;
● Dados biométricos, especialmente impressões digitais e fotografia, em padrões a serem estabelecidos pelas instruções complementares;
● Imagens dos documentos de identificação e dos cartões de autógrafo;
● Enquadramento em qualquer das condições previstas nos incisos I, II e III do art. 1º da Resolução Coaf n. 31, de 7 de junho de 2019;
● Enquadramento na condição de pessoa exposta politicamente nos termos da Resolução Coaf n. 40, de 22 de novembro de 2021.

O tratamento de informações com base no dever de diligência ocorre para fins de atividades de investigação e repressão de infrações penais, o que afasta a aplicação da LGPD, na forma
de seu art. 4º, III, “d”. De todo modo, a indicação dessa atividade é feita nesta política em respeito ao dever transparência da serventia em face dos usuários de seus serviços.

Uso compartilhado de dados

O uso compartilhado de dados cumpre os requisitos contemplados no art. 23, caput, da LGPD, pois ocorre nos limites da finalidade pública, da persecução do interesse público e da
execução de competências legais. A serventia também compartilha dados com órgãos públicos e demais cartórios, que são equiparados a órgãos públicos para fins de proteção de dados (art. 23, § 4°, LGPD).

O compartilhamento de dados ocorre para atendimento de contratos ou convênios, para atendimento de obrigação legal ou para coleta de informações a fim de se realizarem políticas
públicas. Em todo caso, a serventia exige adequação à LGPD dos destinatários, em especial a indicação da finalidade do compartilhamento de dados.

Compartilhamento com entes privados
Para cumprimento de obrigações legais e regulamentares, a serventia compartilha dados com centrais de serviços eletrônicos:
● CRC- Central de Informações do registro Civil;
● Censec – Central Notarial de Serviços Eletrônicos.

A partir da administração em caráter privado típica da atividade registral, a serventia contrata fornecedores, tais como profissionais liberais e empresas, em cujos contratos há previsão de compartilhamento de dados pessoais. O compartilhamento acima descrito tem como objetivo a prestação de serviços com eficiência. A serventia compartilha o mínimo de dados pessoais para atingir tal finalidade, comprometendo-se a exigir adequação à LGPD dos destinatários dos dados.

SEGURANÇA E GESTÃO DOS DADOS

O cartório concentra esforços para proteção da informação, principalmente dados pessoais, aplicando as medidas de proteção administrativas, físicas e técnicas necessárias e disponíveis, exigindo de seus fornecedores nível aceitável de Segurança da Informação, com base em cláusulas contratuais e responsabilizações.

Base de dados
A base de dados e o acervo são de guarda e responsabilidade da serventia, cujo armazenamento ocorre em ambiente seguro e controlado. Quando necessário, o uso dos dados é feito dentro dos limites e propósitos descritos nesta Política, com acesso restrito apenas aos profissionais e fornecedores autorizados.

Medidas de segurança
Em atendimento ao Provimento nº 74/2018 do CNJ, a serventia possui medidas técnicas e administrativas de segurança informacional, tais como firewall, antivírus, antissequestro, filtro de conteúdo, backup, dentre outros. Além disso, conta com armazenamento em servidores próprios e em nuvem, bem como documentação orientativa sobre procedimentos de manutenção da segurança.

Armazenamento e descarte
Os dados pessoais coletados e os registros de atividades são armazenados conforme os prazos contemplados na legislação e regulamentação específica, em especial o Provimento nº50/2015 do CNJ, devidamente incorporado em política específica interna da serventia.

Findo o prazo e a necessidade legal de armazenamento, os dados pessoais dos usuários serão excluídos com métodos de descarte seguros, a fim de garantir a inutilização dos documentos e evitar vazamentos de dados. Por sua vez, o descarte dos resíduos é efetuado em respeito às leis ambientais.